Задачи управления:

• участие в реализации государственной политики в сфере информатизации, связи и делопроизводства, формирование информационных ресурсов на территории области;
• обеспечение аналитической информацией руководства и органов государственной власти области в целях повышения эффективности управления областью;
• создание, внедрение, сопровождение и развитие автоматизированной программно-технической и коммуникационной среды, обеспечивающей эффективное информационное взаимодействие органов государственной власти области с федеральными органами государственной власти Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями всех форм собственности на территории области;
• документационное и информационное обеспечение органов государственной власти области и органов местного самоуправления на основе единой технической политики, применения современной вычислительной, копировально-множительной, машинописной и организационной техники;
• координация взаимодействия информационно-вычислительных систем и сетей, создаваемых на территории области для органов государственной власти, а также в интересах хозяйствующих субъектов, иных юридических лиц и населения, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве Российской Федерации;
• обеспечение  доступа пользователей  к  внутренним  информационным ресурсам и внешним отраслевым и территориальным системам и сетям, а также зарубежным банкам данных;
• создание нормативно-правовых и организационных механизмов для внедрения и развития компьютерных технологий;
• содействие    формированию    рынка    и    индустрии      производства информационных ресурсов, услуг, информационных и телекоммуникационных систем, технологий, средств их обеспечения;
• обеспечение функционирования программно-технического комплекса органов государственной власти области;
• участие в разработке единой политики развития средств связи, телекоммуникаций и обеспечения информационной безопасности;
• участие в разработке и реализации целевых программ информатизации и связи;
• участие в разработке и обеспечении инвестиционной политики, направленной на развитие телекоммуникационных систем;
• взаимодействие с предприятиями и организациями систем связи и телекоммуникаций на территории области;
• прием, учет, направление губернатору и руководителям органов государственной власти области поступающей служебной корреспонденции;
• техническое обеспечение работы с документами (электронная почтовая связь, факсимильная связь с адресатами);
• учет, хранение и передача в государственный архив исполненных и завершенных делопроизводством документов органов государственной власти области, информации об их выполнении;
• разработка и внедрение основных правил подготовки и оформления документов органов государственной власти области (постановлений и распоряжений губернатора и правительства области, распоряжений заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области и другой служебной документации);
• осуществление организационно-методического руководства и контроля за выполнением инструкций по делопроизводству, качеством подготовки распорядительных документов, использованием компьютерной техники в органах государственной власти области и органах местного самоуправления;
• участие в подготовке и проведении заседаний правительства области, совещаний и заседаний органов государственной власти области;
• выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Функции управления

В соответствии с основными задачами управление выполняет следующие функции:

• участвует в организации проведения единой технической политики в сфере информатизации и связи органов государственной власти области и   местного самоуправления;
• содействует созданию инфраструктуры информатизации и телекоммуникаций в регионе, обеспечивает координацию и поддержку работ научных и производственных коллективов по развитию новых информационных технологий и средств связи;
• организует функционирование в органах власти области Единой системы делопроизводства, электронного документооборота;
• координирует действия органов власти области по комплексной защите информации в соответствии с единой политикой обеспечения информационной безопасности;
• организует проведение аналитических и прогнозных исследований   по проблемам развития информатизации и связи, а также разработку совместно с органами государственной власти и государственными органами области, хозяйствующими субъектами, иными юридическими лицами проектов основных   направлений,   концепций,   региональных   программ и проектов в этих сферах;
• готовит предложения о финансировании, разработке информационных систем и средств связи, федеральных и региональных программ в сфере информатизации и связи; осуществляет контроль их выполнения, получает необходимую для этих целей информацию;
• координирует работу по созданию и развитию региональных информационных систем и сетей, обеспечению их совместимости в едином информационном и телекоммуникационном пространстве Российской Федерации;
• взаимодействует по вопросам информатизации, связи и защиты информации с аналогичными подразделениями территориальных органов федеральных органов государственной   власти,   исполнительными   органами   государственной власти республик, краев, областей Российской Федерации, органов местного самоуправления, предприятиями и организациями, привлекает их специалистов к участию в решении соответствующих задач;
• оказывает методическую и  консультационную помощь органам государственной власти области и органам местного самоуправления по вопросам формирования и защиты информационных ресурсов, внедрению информационных технологий и применению технических средств обработки, хранения и передачи информации;
• проводит учет и инвентаризацию информационных баз и банков данных в органах государственной власти и органах местного самоуправления области для включения в интегрированный информационный ресурс;
• обеспечивает программно-техническое сопровождение, модернизацию и необходимое развитие информационно-телекоммуникационных систем, находящихся в ведении управления;
• выполняет функции заказчика по разработке информационных сетей, программного обеспечения, создаваемых в интересах органов государственной власти области;
• в пределах своей компетенции принимает участие в разработке, проведении экспертизы и реализации государственных программ и проектов информатизации и связи;
• изучает и анализирует конъюнктуру рынка программных, технических средств и услуг в области информационных систем, обработки и передачи данных;
• готовит  предложения  о  централизованных  закупках компьютерного и коммутационного оборудования, средств связи и защиты информации;
• согласовывает спецификации и стоимость приобретаемой компьютерной техники и средств телекоммуникаций для органов государственной власти области, местного самоуправления;
• организует приобретение, внедрение, программно-техническое сопровождение и обслуживание информационных систем, других средств обработки информации на базе персональных компьютеров локальных сетей и необходимых периферийных устройств;
• готовит проекты договоров по вопросам информатизации и связи, осуществляет контроль за их исполнением;
• совместно с уполномоченными подразделениями организует обучение специалистов органов власти области компьютерным технологиям, работе с информационными ресурсам, ведению делопроизводства;
• осуществляет контроль за сохранностью и использованием компьютерной техники, находящейся в административном здании органов власти области;
• организует анализ и исполнение писем и обращений  по вопросам связи и телекоммуникаций, обеспечению компьютерной техникой;
• совместно с уполномоченными подразделениями органов государственной власти   области  и  органами  местного  самоуправления  организует  внедрение безбумажных технологий сбора, передачи и хранения управленческой информации;
• осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в органах государственной власти области, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
• организует работу по регистрации, учету, хранению, передаче и отправке документов текущего делопроизводства;
• обеспечивает быстрое и четкое прохождение документов, проводит систематический анализ служебной переписки, представляет предложения губернатору и руководителям органов государственной власти области о сокращении, нормализации и оптимизации документооборота;
• осуществляет контроль за сроками исполнения и правильностью оформления служебных документов в органах государственной власти области;
• осуществляет проверку служебной корреспонденции, подготавливаемой за подписью губернатора области и его заместителей;
• организует изготовление, учет и выдачу служебных удостоверений сотрудникам органов государственной власти области;
• проводит работу по составлению и изготовлению телефонных справочников органов   государственной   власти,   местного   самоуправления   и организаций Белгородской области;
• организует и проводит подписку на периодическую печать, доставку ее в органы государственной власти области;
• организовывает разработку, утверждение и изготовление печатей и бланков органов государственной власти области;
• проводит работу с секретариатами органов государственной власти области, органами местного самоуправления по вопросам организации и совершенствования делопроизводства, исполнения Единой системы делопроизводства;
• обеспечивает вычитку, оформление, учет, введение в федеральный регистр, рассылку и хранение распорядительных документов;
• постоянно формирует учетную и контрольную базы распорядительных документов области в электронном виде;
• проводит ежедневный анализ и ставит отметку в документах о снятии с контроля, внесении изменений и дополнений в них, об утративших полностью или частично силу документах;
• ведет картотеку учета и контроля распорядительных документов области;
• регистрирует и обеспечивает хранение законов и копий постановлений Белгородской областной Думы, передает их для дальнейшей работы в управление протокола и внешних связей и информационно-аналитическое управление аппарата губернатора области;
• ежеквартально представляет руководству органов государственной власти области сведения о снятых с контроля и утративших полностью или частично силу документах;
• осуществляет организационно-техническую подготовку заседаний Совета при губернаторе области, правительства области, совещаний и семинаров, (оповещение, размножение и рассылка документов, составление протоколов, регистрация участников мероприятий, мультимедийное обеспечение и т.д.);
• производит организацию машинописных и копировально-множительных работ;
• разрабатывает с участием органов государственной власти области инструкции и методические материалы, направленные на организацию работы, в пределах компетенции управления;
• изучает и обобщает передовой опыт в рамках компетенции управления;
• обеспечивает использование по назначению печатей, факсимиле, электронной подписи губернатора области, бланков со своим наименованием и бланков органов государственной власти области;
• ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления;
• организует проведение семинаров, совещаний и выставок.